حضور و غیاب کارکنان
دستگاه حضور و غیاب را به «رو به راه» وصل می کنیم و از آن به بعد ورود و خروج هر کارمند خودش خوانده می شود. تأخیر، اضافه کاری و روزهای ناقص در یک تقویم ماهانه جلوی چشمتان است — نه فایل اکسلی که کسی باید هر ماه درستش کند.
خیلی از تعمیرگاه ها دستگاه حضور و غیاب دارند، ولی خروجی اش یک فایل خام است که آخر ماه باید کسی بنشیند و از رویش حساب کند چه کسی چند دقیقه تأخیر داشته. نتیجه این است که یا این کار اصلاً انجام نمی شود، یا با اختلاف انجام می شود و سر هر عددش بحث درمی گیرد. مشکل، نداشتن دستگاه نیست؛ فاصله بین دستگاه و چیزی است که واقعاً به درد تصمیم گیری بخورد.
دستگاه حضور و غیاب شما روی شبکه خود تعمیرگاه است. یک سرویس کوچک روی همان شبکه نصب می شود که هر سه ساعت ترددها را از دستگاه می خواند و به نرم افزار می فرستد. راه اندازی اش کار ماست و یک بار انجام می شود؛ از آن به بعد هیچ کس لازم نیست چیزی را دانلود، تبدیل یا وارد کند. اگر دستگاه ندارید هم می توانیم دستگاه مناسب را تهیه و نصب کنیم.
این اتصال فقط می خواند. نه حافظه دستگاه پاک می شود، نه دستگاه برای چند ثانیه قفل می شود که کارمندی پشتش معطل بماند، نه تنظیماتش دست می خورد. حافظه خودِ دستگاه دست نخورده می ماند و در عمل نقش یک نسخه پشتیبان دوم را بازی می کند: اگر روزی لازم شود، همان ترددها دوباره خوانده می شوند.
برای هر کارمند یک تقویم ماه شمسی باز می شود و هر روز رنگ وضعیت خودش را دارد: به وقت، تأخیر، ورود زودتر، خروج زودهنگام، اضافه کاری، مرخصی، غیبت و ثبت ناقص. با زدن روی هر روز، جدول تردد همه کارکنان همان روز پایین صفحه باز می شود؛ یعنی هم می شود یک نفر را در طول ماه دنبال کرد و هم یک روز خاص را برای کل تیم دید.
نرم افزار عددِ تأخیری که خود دستگاه می دهد را ذخیره نمی کند؛ ساعت خام ورود و خروج را نگه می دارد و تأخیر را از روی ساعت کاری و دقایق ارفاقی که خودتان تعیین کرده اید حساب می کند. تفاوتش وقتی معلوم می شود که ساعت را عوض کنید یا ارفاق را از ۵ دقیقه به ۱۰ دقیقه ببرید: همه ماه های ثبت شده دوباره و درست حساب می شوند — نه فقط ماه جاری — بدون اینکه لازم باشد داده ای دوباره وارد شود. ساعت خام ورود و خروج در این میان دست نمی خورد.
کمتر تعمیرگاهی هفت روز هفته یک ساعت کار می کند. اینجا برای هر روز هفته ساعت شروع و پایان جدا تعیین می شود و هر روزی را که بخواهید تعطیل علامت می زنید. نتیجه اش این است که پنج شنبه کوتاه دیگر برای کل تیم «خروج زودهنگام» ثبت نمی کند و جمعه غیبت حساب نمی شود — دو عددی که تا دیروز باید دستی از گزارش کم می کردید.
پذیرشگری که قرار است تا ۵:۳۰ بماند، نباید نسبت به ساعت ۶:۳۰ بقیه سنجیده شود و هر روز «خروج زودهنگام» بگیرد. یک ساعت کاری تازه می سازید و از فهرست کنار نام همان نفر انتخابش می کنید؛ بقیه روی ساعت پیش فرض بخش خودشان می مانند. اولویت روشن است: ساعت اختصاصی خود کارمند، بعد ساعت پیش فرض بخشش.
کارمندی که ظهر می رود و برمی گردد، در بیشتر سیستم ها فقط یک ورود و یک خروج ثبت می کند و بقیه اش گم می شود. اینجا تک تک ترددها نگه داشته می شوند و روزِ تجمیع شده جدا از آن ها ساخته می شود. یعنی هر وقت لازم شد، شیفت شکسته و بازه دقیق اضافه کاری قابل بازخوانی است — چیزی که بعد از تجمیع دیگر برنمی گردد.
روزهایی که کارمند فقط ورود زده یا فقط خروج، برچسب «ثبت ناقص» می گیرند. این یعنی به جای اینکه کارکرد آن روز بی سروصدا صفر شود و آخر ماه سرش بحث دربگیرد، همان جا معلوم است چرا حساب نشده و می شود دلیلش را پرسید.
اگر کارمند تازه ای روی دستگاه ثبت شده ولی کد پرسنلی اش هنوز در نرم افزار وارد نشده، ترددهایش دور ریخته نمی شود؛ کنار گذاشته می شود و به محض اینکه کدش را وارد کنید، روزهای گذشته اش هم به او وصل می شوند و ماه از نو ساخته می شود. این تصمیم عمدی است، چون در عمل همیشه چند روز فاصله بین ثبت روی دستگاه و ثبت در نرم افزار هست.
ورود دستی فایل CSV هم سر جایش هست و برای ماه هایی که دستگاه داده ندارد کار می کند. لازم نیست فایل قالب مشخصی داشته باشد: ستون ها در همان صفحه پیش نمایش می شوند و شما نگاشتشان را تایید می کنید. تاریخ شمسی و ارقام فارسی هم خوانده می شود و نام هایی که به هیچ کاربری نمی خورند گزارش می شوند تا بی سروصدا دور ریخته نشوند.
کارمندی که یادش رفته ورود یا خروج بزند، دیگر لازم نیست سراغ مدیر برود: از بخش «کارکرد من» اصلاح تردد یا مرخصی روزانه و ساعتی را درخواست می دهد و مدیر در صف «مرخصی و اصلاح تردد» تأیید یا رد می کند. با تأیید، تأخیر و غیبت همان روز همان لحظه درست می شود — و تردد خام دستگاه دست نمی خورد، پس همیشه معلوم است کدام عدد از دستگاه آمده و کدام با تأیید.
در «کارکرد من» هر کارمند ورود و خروج هر روزش را با تأخیر و اضافه کاری می بیند. بحث آخر ماه سر «من آن روز دیر نیامدم» پیش از بستن حقوق و با یک درخواست اصلاح تمام می شود.
انضباط تردد یکی از بخش های امتیاز ماهانه کارکنان است: نرخ حضور، روزهای بدون تأخیر، مجموع دقایق تأخیر، خروج پیش از موعد، ماندن بیشتر از شیفت و روزهای ثبت ناقص. یعنی همان داده ای که خودکار جمع می شود، بدون کار اضافه به انتخاب کارمند نمونه ماه وصل است.
| مورد | توضیح |
|---|---|
| اولین ورود و آخرین خروج | مبنای کارکرد روز |
| تک تک ترددها | خروج و برگشت وسط روز هم نگه داشته می شود |
| تأخیر | نسبت به ساعت کاری همان روز هفته و دقایق ارفاق خودتان |
| ورود زودتر | کسی که پیش از شروع ساعت کاری آمده |
| خروج زودهنگام | رفتن پیش از پایان ساعت کاری آن روز |
| اضافه کاری | ماندن بعد از پایان ساعت کاری — و تمام ساعتِ روز تعطیل |
| ثبت ناقص | روزی که فقط ورود یا فقط خروج زده شده |
| مرخصی و تعطیل | از مخرج نرخ حضور بیرون می ماند |
سؤالات متداول
دستگاه های رایج ZKTeco که روی شبکه محلی قرار می گیرند پشتیبانی می شوند. اگر همین حالا دستگاه دارید، معمولاً فقط باید یک آی پی ثابت روی شبکه بگیرد و بقیه اش کار ماست. اگر ندارید، دستگاه مناسب کارتان را تهیه و نصب می کنیم؛ هزینه خودِ دستگاه جدا از اشتراک نرم افزار محاسبه می شود.
راه اندازی یک بار انجام می شود و معمولاً کار چند ساعت است. بعد از آن هیچ کار روزانه ای ندارد؛ ترددها هر سه ساعت خودکار خوانده می شوند و شما فقط گزارش را نگاه می کنید.
خیر. سرویس فقط می خواند و روی دستگاه هیچ چیزی نمی نویسد — نه حافظه پاک می شود، نه دستگاه موقتاً قفل می شود، نه تنظیماتی عوض می شود. حافظه خود دستگاه دست نخورده می ماند و در عمل نسخه پشتیبان دوم شماست.
خیر. ترددها در حافظه خود دستگاه می مانند و در اجرای بعدی خوانده و فرستاده می شوند. سرویس هر بار بازه ای عقب تر از آخرین اجرا را هم دوباره می بیند تا چیزی جا نماند.
بله، و دقیقاً برای همین ساخته شده. ساعت کاری برای هر روز هفته جدا تنظیم می شود — مثل ساعت کاری کسب وکارها در گوگل. پنج شنبه که کار تا ۳ است دیگر برای همه «خروج زودهنگام» ثبت نمی شود، و روزی که تعطیل علامت بزنید غیبت حساب نمی شود. هر وقت هم عوضش کنید، همه ماه های ثبت شده از روی ساعت خام دوباره حساب می شوند.
بله. ورود فایل CSV با نگاشت ستون ها و پیش نمایش در دسترس است و برای ماه هایی که دستگاه داده ندارد کار می کند. تاریخ شمسی و ارقام فارسی هم خوانده می شود.
خیر. گزارش کامل تردد و امتیاز فقط برای کسی که دسترسی گزارش ها را دارد باز می شود. هر کارمند در «کارکرد من» فقط تردد، فیش و امتیاز خودش را می بیند؛ نام و عدد بقیه هرگز به او نشان داده نمی شود.
هر ماه به هر نفر در بخش پذیرش و تعمیرات یک امتیاز از ۱۰۰ داده می شود که مستقیم از کارِ ثبت شده خودش درمی آید. ریز معیارها برای همه باز است، پس «چرا او؟» جواب روشن دارد.
حقوق تعمیرگاه با حقوق یک شرکت فرق دارد: یکی فقط ثابت می گیرد، یکی فقط پورسانت، یکی هر دو. اینجا برای هر نفر جداگانه تعیین می کنید کدام اجزا برایش روشن باشد، و بقیه اش از داده ای که همین حالا در نرم افزار هست حساب می شود.
پانزده تب گزارش که همه زوایای کار را پوشش می دهد، با فیلتر بازه شمسی دلخواه و مقایسه خودکار با دوره قبل — و روی موبایل دقیقاً همین قدر خواناست. تقریباً هر عددی هم که می بینید کلیک پذیر است.
۱۵ روز کامل و رایگان امتحانش کنید. اگر به کارتان نیامد، هیچ هزینه ای نمی دهید.
ثبت نام با شماره موبایل · بدون کارت بانکی · راه اندازی و انتقال اطلاعات با ما
