جریان تعمیر
از لحظه پذیرش تا تحویل، هر جابه جایی دستگاه ثبت می شود. پذیرش بدون پرسیدن از کسی می داند دستگاه کجاست و مدیر می بیند هر پرونده چقدر روی دست هر نفر مانده.
«این گوشی دست کیه؟» در تعمیرگاهی با سه تعمیرکار، این سؤال روزی بیست بار پرسیده می شود و هر بار یک نفر باید کارش را رها کند تا جواب بدهد. مشکل جدی تر وقتی است که کسی جوابش را نمی داند، چون دستگاه دست به دست شده و هیچ کس ثبتش نکرده.
در «رو به راه» کسی نمی تواند وضعیت یک قبض را از منوی کشویی عوض کند. وضعیت فقط با انجام یک اقدام تغییر می کند، و هر اقدام قواعد خودش را دارد: چه کسی مجاز است انجامش دهد و از چه وضعیتی به چه وضعیتی می رود. گذار غیرمجاز از سمت سرور رد می شود، حتی اگر کسی بخواهد دورش بزند.
تعمیرکار اول دستگاه خاموش را روشن می کند و می فهمد ال سی دی خراب است، پس دستگاه را به متخصص ال سی دی می دهد. نکته ظریف این است که تا وقتی نفر دوم تحویل را تایید نکند، دستگاه همچنان دست نفر اول حساب می شود. این جزئیات کوچک باعث می شود مسئولیت هیچ وقت در هوا نماند.
وقتی دستگاهی به تعمیرکاری ارجاع می شود، هم اعلان درون برنامه ای می گیرد و هم پیامک. وقتی تحویلش می گیرد، ارجاع دهنده مطلع می شود. وقتی به پذیرش برمی گرداند، هم ارجاع دهنده و هم مدیران خبردار می شوند. هیچ کس لازم نیست برای هماهنگی از پشت میزش بلند شود.
تعمیرکار پشت میزکار است و دستش بند. پنل مخصوص او کارت محور و موبایلی است، با دو تب: «ارجاع شده به من» و «در دست تعمیر». هر کارت دستگاه، مشتری، ایرادات، رمز دستگاه و یادداشت پذیرش را نشان می دهد و دکمه های اقدام همان جا در دسترس اند.
تعمیرکار کارش را تمام کرده ولی پذیرش هنوز تحویلش نگرفته — اینجا دستگاه در یک برزخ می ماند و مشتری پشت تلفن جواب روشنی نمی گیرد. در فهرست قبض ها کلید «دستگاه های ارجاع شده به پذیرش» هست که تعداد را روی خودش نوشته، و هر قبض این چنینی نشان زرد می گیرد. دکمه «تحویل گرفتم از تعمیرکار» کنار همان ردیف است و با یک کلیک قبض «آماده تحویل به مشتری» می شود — با همان پرسش همیشگیِ پیامک آماده بودن دستگاه.
تا دیروز هر دستگاهی که پذیرش شده و تحویل نشده بود زیر عنوان «در حال تعمیر» جمع می شد. ولی این یک کلمه چهار وضعیت کاملاً متفاوت را می پوشاند: دستگاهی که واقعاً روی میز تعمیر است، دستگاهی که سه روز است منتظر جواب خودِ مشتری است، دستگاهی که منتظر پرداخت است، و دستگاهی که قطعه اش نرسیده. وقتی مشتری زنگ می زند و می پرسد چرا طول کشیده، این تفاوت همه چیز است.
تعمیرکار موقع تعویض باتری می فهمد مدار جریان کشی دارد و همان باعث خرابی باتری شده. تا امروز این یعنی یک تماس تلفنی که ممکن بود گرفته نشود و بعد سر تحویل بحث دربگیرد. حالا مبلغ و شرحش ثبت می شود، برای مشتری پیامک می رود و دستگاه تا گرفتن جواب در انتظار می ماند. جواب مشتری را هم تعمیرکار می تواند ثبت کند هم پذیرش، و نام ثبت کننده در تاریخچه می ماند.
دستگاهی که خودتان نتوانستید درست کنید با دستگاهی که مشتری نخواست درستش کنید دو چیز کاملاً متفاوت اند، ولی در بیشتر سیستم ها زیر یک برچسب می روند و آمار موفقیت تعمیر را بی دلیل پایین می آورند. اینجا دو وضعیت جدا هستند، پس نرخ موفقیت تعمیرکار واقعی می ماند.
این نکته مهم است: مسیر فعلی کار شما دست نخورده است. مراحل تازه همه اختیاری اند و مدیر در تنظیمات هر کدام را جداگانه روشن یا خاموش می کند؛ اگر همه را خاموش کنید، نرم افزار دقیقاً مثل قبل کار می کند. برای تعویض ال سی دی و باتری که هزینه اش از اول اعلام شده، تعمیرکار مثل همیشه «تحویل گرفتم» می زند و هیچ کار اضافه ای به روال روزمره اضافه نشده. مرحله پرداخت هم اجباری نیست: اگر مشتری قبلاً پرداخته، دستگاه مستقیم به تعمیر می رود.
تعمیرکار با یک نگاه می بیند چه دستگاه هایی معطل مشتری، پرداخت یا قطعه اند — یعنی کارهایی که الان نمی تواند رویشان کاری کند و نباید در فهرست کارهای امروزش قاطی شوند. ثبت درخواست قطعه روی یک دستگاه، خودش وضعیتش را «در انتظار قطعه» می کند و بعد از رسیدن قطعه با یک دکمه ادامه پیدا می کند.
تعمیرکار به جای «تعمیر شد» زده «عدم تعمیر»، یا مراحل دستگاهی کلاً غلط ثبت شده. مدیر می تواند وضعیت را اصلاح کند: وضعیت مقصد را انتخاب می کند، دلیل اصلاح را می نویسد و سیستم بقیه اطلاعات قبض را متناسب با همان وضعیت درست می کند. اگر اصلاح قبض را به «تحویل به مشتری» ببرد، تاریخ تحویل واقعی را خودتان وارد می کنید تا گزارش مدت زمان تحویل خراب نشود.
هر گذار وضعیت یک رکورد تاریخچه و یک لاگ فعالیت می سازد. خط زمانی هر قبض نشان می دهد چه کسی، چه زمانی و با چه توضیحی چه کاری کرد. برای مدیر این یعنی وقتی پرونده ای معطل مانده، دقیقاً معلوم است کجا و روی دست چه کسی.
تعمیرکار فقط دستگاه هایی را می بیند و رویشان کار می کند که به خودش ارجاع شده؛ دستگاه هایی که قبلاً رویشان کار کرده فقط قابل دیدن اند. برای کسی که باید همه را ببیند ولی چیزی را عوض نکند — مثل خریدار — دسترسی «فقط مشاهده و یادداشت» هست. اعلان های پذیرش هم فقط به پذیرشگرِ همان قبض می رود، نه به همه؛ سرپرست پذیرش اگر بخواهد همه را می گیرد.
تعمیرکار با شماره قبض، مدل، نام یا موبایل مشتری، سریال یا شماره قفسه همان لحظه که تایپ می کند دستگاه را پیدا می کند — در همه تب ها و تاریخچه با هم، فارسی یا انگلیسی، و اگر دستگاه در تب دیگری باشد خودکار به همان تب می رود. روی کامپیوتر کلید «/» مستقیم به جستجو می رود.
تصاویر نرم افزار
نیاز به هماهنگی با مشتری و یادداشت تعمیر
دستگاه های من، میز تعمیرکار
سؤالات متداول
خیر، و این عمدی است. هر قبض در هر لحظه یک تعمیرکار مسئول دارد. زنجیره جابه جایی در تاریخچه ثبت می شود، ولی مسئولیت همیشه روی یک نفر روشن است.
علاوه بر اعلان درون برنامه ای، پیامک هم برایش ارسال می شود. ضمناً چون دستگاه تا لحظه تایید تحویل هنوز دست نفر قبلی حساب می شود، معطلی در تاریخچه و گزارش ها دیده می شود.
مراحل فعلی از جریان واقعی یک تعمیرگاه فعال درآمده و برای اکثر مجموعه ها جواب می دهد. اگر مرحله ای لازم دارید که به کار بقیه هم بیاید، رایگان اضافه می شود و در به روزرسانی هفتگی منتشر می شود.
مشتری را با شماره پیدا می کنید، دستگاه و ایرادش را انتخاب می کنید، و قبض چاپ می شود. رسید برشی به دستگاه می چسبد و پیامک رسید خودکار برای مشتری می رود.
هر درخواست قطعه چرخه مستقل خودش را دارد و وضعیتش همیشه معلوم است. بدون تایید مشتری هیچ چیزی خریده نمی شود و هیچ درخواستی گم نمی شود.
روی کارت هر دستگاه یک دکمه دوربین هست. تعمیرکار با گوشی خودش عکس «قبل از تعمیر»، «هنگام تعمیر» و «بعد از تعمیر» می گیرد و عکس ها به همان پرونده می چسبند.
۱۵ روز کامل و رایگان امتحانش کنید. اگر به کارتان نیامد، هیچ هزینه ای نمی دهید.
ثبت نام با شماره موبایل · بدون کارت بانکی · راه اندازی و انتقال اطلاعات با ما
